A Importância em se observar a qualidade na representação de processos em BPMN (e em qualquer outra notação)

Qualidade de Processos

A Importância em se observar a qualidade na representação de processos em BPMN (e em qualquer outra notação)

A qualidade na modelagem de um processo pode determinar também variação nos resultados de quem segue a representação publicada. Dessa forma, se o processo contém erros, está com problema na representação ou contém ambiguidades, há riscos sobre os resultados finais após a sua execução, pois quem está seguindo pode entender e interpretar de modo diferente do que se pretendia quando o processo foi modelado.

Pensar que modelar com BPMN é só “puxar caixinhas” e linhas é um erro cada vez mais comum. Uma parte do problema passa pela ansiedade ou falta da conscientização da importância de se entender adequadamente a simbologia.  Outra é devido à  facilidade, gratuidade e acessibilidade dos softwares que permitem tal modelagem. Mas, há outros motivos e que podem ser variados. Porém, o mais importante é saber que há riscos  significativos nessa prática, pois, utilizar o software e modelar processos sem conhecer a notação pode provocar falhas – algumas mais críticas – na modelagem. E tais falhas são resultados de processos ambíguos e incorretamente representados, que podem não estar representando o que a pessoa gostaria ou tinha intenção que fosse representado. E a grande consequência, perigosa, não é simplesmente a representação errada ou inadequada, é o resultado de se seguir um processo mal modelado, mal representado, ambíguo.

Uma analogia importante que podemos usar para exemplificar esta situação é relacionada com publicação de  textos . Escrever não é só inserir uma série de palavras e frases em sequência. Há o objetivo do texto, há o idioma que será utilizado e que contém regras e boas práticas a serem seguidas – e que é bom conhecê-las. Se for, por exemplo, uma publicação em uma revista (poderia também ser para um jornal ou blog ou artigo, etc.), devemos ter o cuidado de garantir que o que estamos escrevendo está escrito de modo correto (de acordo com as regras gramaticais, ortográficas e boas práticas de redação e estilo) e de modo claro, preciso e sem ambiguidades para quem estiver lendo. Isso é necessário para garantir que o leitor entenda exatamente ou o mais próximo do que pretendíamos. Assim, uma prática recomendável é revisarmos o texto antes de publicar, buscando por erros, falhas, esquecimentos. Também será necessário analisar a ortografia, gramática e buscar a melhor legibilidade.  Em processos modelados com BPMN (e com qualquer outra notação), essas necessidades são semelhantes na construção e publicação da modelagem de processos.

Neste sentido, podemos elencar algumas boas práticas que permitem ter maior qualidade na representação de processos (várias delas independem da notação, ou seja, se está utilizando BPMN ou outra notação):

  • – Ao modelar o processo, tenha em mente qual é o objetivo principal do processo e busque modelar com Foco DO Cliente (outside in).
  • – Modele com o nível de detalhamento e clareza necessárias para quem for seguir o processo. Ou seja, modele com pensamento focado no perfil do público que vai seguir o processo. Tente se colocar no lugar desse perfil. Se o processo será seguido por experts, ok, pode até ter um nível menor de detalhamento, mas se for também para quem nunca viu o processo e não é expert, você tem que garantir que a pessoa que vai seguir pela primeira vez chegue ao resultado esperado do processo e com a qualidade adequada.
  • – Busque entender e aprender sobre a notação, como ela funciona e pode ser utilizada. Se tiver dúvidas, a norma oficial de BPMN (OMG, 2013) vai poder apoiar fortemente. Se ainda tiver dificuldades, não deixe de buscar a informação, seja por colegas especialistas que conhecem bem a norma, por livros, cursos e diversos recursos que temos hoje.
  • – Modele de modo claro e simples, não use simbologias muito sofisticadas, isso vai provocar risco de interpretações incorretas ou não entendimento do que se tentou representar. BPMN tem algumas simbologias raramente utilizadas e muitas vezes é possível fazer uma representação mais simples, porém, sem perder o objetivo e clareza. Garanta também que o público vai entender a simbologia (deve ter algum apoio para que o outro lado saiba o mínimo da simbologia e como interpretá-la).
  • – Antes de liberar ou publicar a modelagem ou representação do processo, revise individualmente, assim como revisamos textos importantes antes da publicação.
  • – Evite a paralisia por análise, que pode ocorrer também nesses momentos de revisão – digamos que seja uma “paralisia por revisão”! Perfeccionismo é importante, mas excesso de perfeccionismo pode prejudicar. Lembre-se daquela frase de efeito: “quem quer, acha” sempre algo para ajustar. Portanto, defina um prazo e o siga, definindo também uma linha de corte de qualidade mínima para a publicação.  Precisamos, neste caso, da objetividade para liberação de um processo:  o bom profissional deve no mínimo garantir a ausência de erro grave, de falhas por negligência ou desleixo. E se a questão está ligada apenas ao fato de que podemos sempre melhorar (além do que já se conseguiu), a sugestão é registrar uma lista de itens para futuras melhorias, garantindo assim a  agilidade na liberação do processo.
  • – Utilize uma Lista de Checagem de qualidade para conferir se está tudo adequado. Listas deste tipo ajudam garantir que vamos conferir todos os itens que poderiam ser  esquecidos sem o uso de tal recurso.
  • – De qualquer modo, quando revisamos o que produzimos, há uma redução cognitiva normal, fisiológica, que reduz nossa capacidade de identificar e enxergar nossos erros de modo rápido, fácil e na totalidade que gostaríamos. Por isso, em geral, temos a impressão de que encontrar erros dos outros sempre é mais fácil – e não é só impressão, isso é uma realidade. E, também, é por isso que as outras pessoas acham rapidamente erros em produções nossas – e são erros muitas vezes fáceis de descobrir e que tentamos encontrar várias vezes antes, porém, sem sucesso. Dentro desse contexto, uma boa prática após a revisão individual e ainda antes de liberar o processo oficialmente é utilizar a técnica do peer review (revisão em pares). A revisão em pares, neste caso, não é número par ou uma dupla. É uma revisão que tem o propósito de escolher ou selecionar um “par profissional”, ou seja, um colega que tenha conhecimento técnico adequado para poder realizar a revisão do processo de modo a encontrar pontos de correções, falhas e melhorias na representação. Pode até ser uma pessoa que vai executar o processo.

Seguindo estas recomendações, como resultado final, certamente haverá uma melhor qualidade no processo e, principalmente, nos resultados do processo.

Fonte: https://www.linkedin.com/pulse/import%C3%A2ncia-em-se-observar-qualidade-na-representa%C3%A7%C3%A3o-ana-catarina/

 

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